Les organisations s’efforcent de satisfaire leurs parties prenantes et d’améliorer leurs prestations. Cette quête d’amélioration continue a conduit à l’introduction de systèmes de certification de la qualité tels que ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001. Pour certaines petites organisations opérant dans des environnements complexes qui exigent une réponse rapide et de la flexibilité, ces mesures peuvent sembler lourdes.

Voici 4 conseils clés pour garantir l’efficacité de votre démarche qualité.

1. Comprendre les raisons des exigences

Dans de nombreuses organisations, en particulier les plus petites qui sont accréditées, des outils sont introduits mais ne sont pas utilisés. Avez-vous lu les normes internationales ? Malgré la clarté de la structure, il peut être difficile de comprendre comment mettre en œuvre les exigences. Par conséquent, certaines entreprises ont introduit des outils pour éviter la non-conformité, mais ne les ont finalement pas utilisés.

Il n’y a rien de pire que de consacrer beaucoup d’efforts à la mise en œuvre d’un outil qui ne sert à rien (si ce n’est à faire bonne figure devant un auditeur) et qui n’apporte aucune valeur ajoutée à l’organisation. Pour éviter ce genre d’abus, il faut prendre le temps de bien comprendre les normes. En d’autres termes, il faut comprendre ce qui « devrait » être mis en œuvre, ce qui est « recommandé » et, enfin, ce que l’organisation peut « envisager ». VISKALI ACC est un cabinet de conseil en management de la qualité qui peut vous apporter tout le support et l’accompagnement dont vous avez besoin pour assurer la démarche qualité dans votre organisation. Les services de VISKALI ACC s’étendent sur la mise en conformité, l’assistance et le conseil, l’audit, les formations, etc. Ce cabinet met également en place des logiciels répondant aux référentiels de certification, de labellisation et d’accréditation. Cliquez ici pour en savoir plus.

2. Simplifier l’outil autant que possible

Ce que nous constatons dans l’approche qualité de nombreuses organisations (en particulier les petites organisations), c’est la complexité croissante des outils utilisés. Une feuille de calcul Excel comportant de nombreux éléments et fournissant des informations trop vastes pour être comprises et peu utiles en est souvent un exemple. Une telle complexité pourrait être évitée si les besoins étaient mieux compris. Il ne faut pas oublier que les nouvelles versions doivent « mettre en œuvre ce qui est requis » et assurer la « performance ».

C’est la tâche du responsable de la qualité. Il s’agit de bien comprendre la norme et ses limites et de simplifier l’outil autant que possible. La simplification rend également les outils plus faciles à utiliser et, à son tour, augmente l’implication des employés, des autres participants de l’entreprise et des parties prenantes.

3. S’assurer que les outils et les méthodes de travail de l’organisation sont appropriés

Certains auditeurs peuvent recommander, voire prescrire, une manière particulière d’appliquer les exigences de la norme.

Toutefois, pour que les outils soient utilisés et efficaces, ils doivent être adaptés aux méthodes de travail de l’organisation. L’évolution de la norme ISO 9001 a notamment permis de réduire le « poids » des procédures, par exemple en réduisant la quantité d’informations à enregistrer. Cette simplification permet aux entreprises d’adapter au mieux leurs outils à la culture organisationnelle de l’entreprise et à la motivation des salariés.

4. S’appuyer sur des systèmes de gestion flexibles

On parle souvent d’agilité car cette innovation dans la gestion de projet s’applique au management en général et à tous les secteurs d’activité. A première vue, on pourrait penser que l’agilité ne s’inscrit pas dans le concept de qualité. Pourtant, les méthodes de qualité peuvent apporter de nombreux avantages à cette structure. C’est particulièrement vrai sur le plan organisationnel, car les normes fournissent un cadre et une méthode pour évaluer l’efficacité des actions.

Dans les organisations agiles, cela apporte souvent un degré de structure qui favorise la réactivité. En outre, aucune exigence de la norme n’est en contradiction avec une culture agile. La prise en compte du contexte de l’organisation et des défis auxquels elle est confrontée est cruciale pour comprendre les changements qui peuvent nous affecter et agir de manière proactive en réponse à ces changements. Dans cette approche, la clé de l’agilité est la capacité du système de management à s’adapter au changement et à utiliser des outils agiles.